PROJECTMANAGEMENT: SUCCES IN 10 STAPPEN
Of je het nu hebt over de bouw, datacentra of digital marketing agencies: een succesvol bedrijf kan niet zonder projectmanagers. Van dagelijkse administratietaken tot klantcontact en een begin-tot-eind overzicht in projectdoelen en resultaten: de projectmanager weet overal vanaf, en zorgt er, als het goed is, voor dat alles zo efficiënt mogelijk verloopt. Toch loopt de realiteit wegens drukte of een overvolle agenda nog weleens anders. Om er voor te zorgen dat je volgende project sowieso een succes wordt geven je hier 10 essentiële tips.
1. leer je contactpersonen kennen
Een goede relatie met je klanten, teamgenoten en andere sleutelpersonen zal essentieel zijn voor een fijne samenwerking. Er zullen tijdens het project gegarandeerd momenten zijn waarop je heel snel iets nodig hebt van de ander, of niet tevreden bent met het werk wat iemand heeft geleverd. Als je het goed met elkaar kunt vinden zullen dit soort momenten meteen een stuk draagbaarder zijn.
2. analyseer de huidige situatie
Het project mag dan wel nieuw zijn, er is natuurlijk altijd een status quo. Voordat je besluit wat er moet gebeuren, is het verstandig om zicht te krijgen op de huidige situatie. Met welke uitdagingen heeft de organisatie momenteel te maken? En hoe gaat het project daar verandering inbrengen? Hoe beter je weet wat er momenteel goed of fout gaat, hoe effectiever je te werk kunt gaan.
3. stel je team samen
Binnen elk bedrijf is een nieuw project een nieuwe kans tot ontwikkeling, maar hoe besluit je welke werknemers je erop zet? Bekijk het zo: in een teamsport heb je verschillende spelers nodig, van een verdediger tot een aanvaller en een scheidsrechter. Voor een sterk team geldt precies hetzelfde. Als je zorgt dat je voor ieder element van het project een competent persoon aanstelt, komt de rest vanzelf.
4. maak een actieplan
En dan is het tijd voor een actie! Zie dit overzicht van het project, inclusief deadlines, taakverdelingen en achtergrondinformatie als een houvast voor het hele team. Teamleden kunnen op dit plan precies zien welke taken er moeten worden uitgevoerd, en projectleiders kunnen precies zien of alles op schema loopt.
5. de kick-off vergadering
Zodra het actieplan is afgerond is het tijd voor een conference call met iedereen die ook maar een beetje bij het project betrokken zal zijn. Tijdens deze vergadering zorg je ervoor dat iedereen precies weet wat de achtergrond van het project is, stel je deadlines op en geef je iedereen de mogelijkheid om elkaar wat beter te leren kennen.
6. maak een overzichtelijk werkdocument aan
Het grootste geheim van een efficiënt project? Communicatie. Je werkt met veel verschillende mensen samen, die ook nog eens verschillende belangen hebben. Door overzichtelijk werkdocument aan te maken waarin iedereen kan zien wat de nieuwste ontwikkelingen zijn biedt je transparantie, en zorg je er voor dat iedereen op één lijn zit.
7. houd ontwikkelingen in de gaten
Maar vergeet niet: ook al houdt je alles bij in een gedeeld werkdocument, als projectleider dien je er altijd net iets meer bovenop te zitten. Het is belangrijk dat je als eerste op de hoogte bent van ontwikkelingen, dus zorg er voor dat je een vertrouwensband opbouwt met teamgenoten en sleutelpartijen, maar vraag ze ook je een dagelijks overzicht van vooruitgang, hoogtepunten, en dieptepunten op te sturen zodat je overwinningen kunt vieren en struikelblokken op tijd kunt aangaan.
8. De check-in
Als het project al een paar maanden loopt, wordt het tijd voor een check-in. Zijn je klanten tevreden met de resultaten tot nu toe? En hebben je teamgenoten beschikking over de materialen, informatie en producten die ze nodig hebben om hun taken zo efficiënt mogelijk uit te voeren? Als het goed is heb je de eerste resultaten binnen, en op basis daarvan kun je beslissingen maken over wat er eventueel nog beter kan.
9. weet wat je meet
Zowel als onderdeel van de check-in als aan het einde van de rit is de analyse onmisbaar. Door resultaten te meten kom je erachter of je aanpak werkt, en of het de investering van je organisatie waard is. Echter, voordat je begint met meten is het belangrijk dat je weet naar welke informatie je op zoek bent. Wil je weten of je project besparingen oplevert? Dan moet je gaan kijken naar winstdata. Werk je aan het optimaliseren van een website? Dan dien je een web analytics rapport op te stellen. Maar wat je ook doet, houd het meten zo simpel mogelijk door alleen te verzamelen wat je écht nodig. Dat zal het een stuk makkelijker maken om beslissingen te nemen.
10. en leer van je fouten
Door gedurende het project te meten kun je verbeteringen direct doorvoeren en prestaties constant optimaliseren. Maar vergeet ook niet aan het einde van de rit een gedetailleerd rapport op te maken waarin je uitlicht wat er allemaal goed ging en welke lessen je hebt geleerd. Door die kennis vast te leggen wanneer het nog vers in je geheugen zit begin je je volgende project hoe dan ook met een voorsprong.
Ben jij een ervaren projectmanager en heb je dé tip voor ons? Laat het ons weten via Twitter op @NL_Viking.
