Nooit meer een deadline missen

Met deze tips mis je nooit meer een deadline
Heb je last van uitstelgedrag? In het begin lijkt het altijd alsof je alle tijd hebt voordat je een project, een tekst of een ontwerp moet aanleveren. Dan nadert plotseling de deadline en voor je het weet heb je die gemist. Dat kan erg onaangenaam zijn en misschien zelfs ernstige gevolgen hebben. Deadlines kunnen helaas makkelijk verloren gaan in een stressvolle dagelijkse werkroutine. Om ervoor te zorgen dat dit jou niet overkomt, hebben we tien handige tips samengesteld die je helpen om elke deadline in het oog te houden.

1. Schrijf deadlines altijd op
Wanneer je telefonisch of tijdens een meeting een deadline stelt, stuur dan altijd achteraf een e-mail om te bevestigen wat je hebt besproken. Dit geeft niet alleen aan dat je de deadline serieus neemt; het helpt ook om je aan deze te houden. Om alles bij te houden, is het ook een goed idee om alle belangrijke punten met de hand op te schrijven. Het belangrijkste is dat je de deadline in je agenda markeert. Als je er nog geen hebt, kun je hier een selectie vinden.

2. Krijg inzicht in jouw doelen
Bij sommige projecten blijkt later dat de opdracht vanaf het begin onduidelijk was. Zorg er dus voor dat de doelen duidelijk zijn voordat je ergens aan begint. Kom te weten wat de opdrachtgever aan het einde van de deadline precies verwacht. En zorg ervoor dat beide partijen het eens zijn over de verwachtingen om misverstanden te voorkomen.

3. Beloof niet wat je niet kunt waarmaken
Voordat je een deadline afspreekt, is het belangrijk dat je er kritisch naar kijkt. Vergeet niet dat je ook nee kunt zeggen wanneer dit nodig is, of indien mogelijk het project verder naar achteren kunt schuiven. Als je het al erg druk hebt, heeft niemand er baat bij wanneer je extra werk aanneemt waar je geen tijd voor hebt. De opdrachtgever waardeert een eerlijke inschatting meer dan een gemiste deadline.

4. Plan voor problemen
Wees altijd realistisch over deadlines en ga niet akkoord met deadlines die gewoonweg niet haalbaar zijn. Om kwalitatief hoogstaand werk op tijd te leveren, heb je een buffer nodig. Dan heb je nog tijd voor je eigen aanpassingen, verdere correctierondes en eventuele problemen die kunnen opduiken. Er kan namelijk altijd iets onverwachts gebeuren, hoe eenvoudig het project ook lijkt.

5. Stel prioriteiten
Zie elk onderdeel van een grote(re) deadline als een kleiner project dat binnen een bepaald tijdsbestek moet worden voltooid – en behandel deze ook op die manier. Stel eigen deadlines en prioriteiten op voor elke afzonderlijke taak. Een goede manier om dit te doen, is door te werken met post-its die je kunt verplaatsen wanneer je taak verandert. Bedenk vooraf welke aanpak het meest zinvol is en welke taak als eerste moet worden afgevinkt. Zo bereik je stap voor stap het uiteindelijke doel.

6. Focus – en laat je niet afleiden
Concentratie en focus zijn essentieel om deadlines te halen, dus zorg ervoor dat je weinig afleiding hebt. Als je bijvoorbeeld in een open kantoor werkt, helpt het om een rustige plek te zoeken. Wanneer deze optie er niet is, kunnen noise-cancelling koptelefoons of oordopjes ook helpen. Hetzelfde geldt voor je thuiskantoor: creëer een omgeving waarin je geconcentreerd kunt werken.

7. Neem korte pauzes
Als je concentratie toch afneemt, kan een korte pauze helpen. Vijf minuten frisse lucht of een rustgevend kopje thee of koffie kan vaak wonderen doen. Een beetje bewegen kan geen kwaad, dus voel je vrij om een blokje om te gaan. Op kantoor kan een praatje met collega’s ook helpen. Plan deze tijd ook in in je (digitale) agenda zodat je verzekerd bent van een nodige break.

8. Vraag om hulp zodra je het nodig hebt
Wanneer je hulp nodig hebt om je deadline te halen, is er geen reden tot tranen of paniek. Zorg er wel voor dat je optijd om de hulp vraagt die je nodig hebt. Bepaal welke taken je aan welke collega(‘s) kunt overdragen en welke taken je zelf oppakt. Informeer alle betrokkenen tijdig en bied bij twijfel direct een passend alternatief aan.

9. Zorg altijd voor een plan B
Zelfs als je planning correct is en de deadline nog ver weg ligt, kan er nog altijd iets misgaan. Het is de wet van Murphy. Daarom kan het nooit kwaad om een ‘Plan B’ achter de hand te hebben. Nogmaals, communiceer het vroegtijdig en wacht niet tot vlak voor de deadline.

10. Beloon jezelf
Wat dacht je van een kleine beloning als motivatie? Het maakt het werk ongetwijfeld makkelijker én sneller als je iets hebt om naar uit te kijken wanneer het klaar is. Op deze manier kun je van een deadline iets maken waar je van geniet, in plaats van iets waar je tegen opziet! Wat dan een passende beloning is voor het harde werken? Chocolade, koekjes of andere zoetigheden kunnen een geweldige motivator zijn.