Een efficiënte planning is de heilige graal

We hebben het allemaal wel eens: taken hopen zich op je bureau op en het einde komt niet in zicht. Je weet eigenlijk niet eens waar je moet beginnen. Maar wat op het eerste gezicht een onoverkomelijke berg lijkt, kan met een slimme planning overwonnen en uitgevoerd worden. In deze blog zetten we een paar nuttige tips op een rijtje waarmee jij je timemanagement op orde krijgt.

Het Pareto-principe

Het Pareto-principe, ook bekend als de 80-20-regel, is een bekend fenomeen. Het ontleent zijn naam aan de Italiaanse socioloog en econoom Vilfredo Pareto. Toen hij de rijkdom van zijn land onder de loep nam, ontdekte hij dat ongeveer 20 procent van de families circa 80 procent van de rijkdom bezat. Pareto concludeerde dat slechts 20 procent van de oorzaken 80 procent van de gevolgen bewerkstelligen. Voor timemanagement betekent dit dat in 20 procent van de tijd, 80 procent van de taken kan worden voltooid. Met weinig inspanning kun je dus veel resultaat boeken.

Voorwaarde is wel dat deze tijd ook op de juiste manier wordt benut. Een optimale voorbereiding is hiervoor essentieel. Wanneer je dus aan je to-dolijst werkt, herinner jezelf er dan aan dat 80 procent van je taken waarschijnlijk slechts 20 procent van je totale tijd in beslag zal nemen. Beoordeel je projecten om te bepalen welke het belangrijkst zijn en pak die als eerste aan. Zo behaal je de best mogelijke resultaten in zo min mogelijk tijd.

Een goed doordachte to-do lijst

Om ervoor te zorgen dat jouw to-dolijst je zo efficiënt mogelijk ondersteunt, raden we je aan om niet zomaar alles op te schrijven zonder na te denken over de volgorde. Nummer de afzonderlijke taken op basis van prioriteit en schrijf ook op hoeveel tijd je denkt aan de taak te besteden. Op die manier kun je je dagelijkse werk realistischer plannen en zul je je to-dolijst niet te lang maken. Heb je een aantal grote taken op je lijst staan? Splits deze dan op in een aantal kleinere taken. Zo kun je afvinken wat je al gedaan hebt, en ben (en blijf) je gemotiveerder voor de taken die je nog moet doen. Afvinken is overigens niet alleen goed voor het gevoel van voldoening. Je kunt ook nagaan of je nog op schema ligt. Heb je nog niet de juiste tools in huis om een goede to-dolijst te maken? Daar hebben wij iets voor!

Monotasken is het nieuwe multitasken

Het is een fabeltje dat multitasken voor iedereen goed werkt. Het tegendeel is vaak waar. Wanneer je diverse taken tegelijk uitvoert, moeten je hersenen voortdurend schakelen om zich op een taak te concentreren. Iedere keer dat je van taak wisselt, hebben je hersenen even nodig om zich te heroriënteren. Daarom kost multitasken de meeste mensen uiteindelijk meer tijd en energie.

Daarom is het beter om te focussen op monotasking. Om veel taken van je lijst te kunnen schrappen, is het beter om de belangrijkste dingen eerst te doen en daar ononderbroken tijd voor te reserveren. Als je werk het toelaat, vraag dan aan je collega’s om jou niet te storen en check je e-mail niet. Je kunt taken die minder intensief zijn, zoals het beantwoorden van mails of administratieve taken, inplannen voor een moment waarop je energieniveau wat lager ligt.

Welke vorm van timemanagement je ook helpt om je werk gedaan te krijgen, één ding staat buiten kijf: kalenders, jaarplanners of organisers zijn onmisbaar. Ben je nog niet voorzien? Wij hebben een groot assortiment – neem maar eens een kijkje in de shop