Hoe voer je het perfecte professionele telefoontje?

Professionele telefoongesprekken zijn een onmisbaar onderdeel van communicatie op het werk. Ze zijn een geweldige manier om een goede relatie op te bouwen met klanten, een vertrouwensband op te bouwen en doeltreffend te communiceren. De eerste paar keer dat je de hoorn opneemt kunnen echter best intimiderend zijn. Je kunt last krijgen van je zenuwen, waardoor je belangrijke details vergeet en in de toekomst weer je toevlucht zoekt tot het verzenden van mailtjes.

Met een paar handige trucs kun je deze angst overwinnen en ervoor zorgen dat je professionele telefoongesprekken voortaan productief en plezierig verlopen. Leer hoe je met vertrouwen een professioneel telefoongesprek voert op het werk. Hier zijn vijf dingen waar je aan moet denken om telefoongesprekken op het werk tot een succes te brengen.

Maak een overtuigende, zelfverzekerde begroeting

Als je niet zeker weet hoe je een professioneel belletje begint, houd het dan simpel. Dit lijkt wellicht een open deur, maar of je nu belt of gebeld wordt, het is belangrijk om jezelf snel en duidelijk voor te stellen. Zeg hallo, noem je naam en het bedrijf en (als jij de beller bent) laat de ander weten waarom je belt. Dit maakt het makkelijker voor je gespreksgenoot en zorgt voor een goed begin van het gesprek.

Bellen is anders dan mailen

Kort en bondig formuleren werkt misschien heel goed in een e-mail. Het geeft gemakkelijk en efficiënt toegang tot informatie. Maar in een telefoongesprek kan dezelfde aanpak kortaf en kil overkomen. Dit geeft niet de indruk die je wilt achterlaten bij klanten en collega’s.
Om een mislukking te voorkomen, moet je het telefoongesprek aanvliegen als een normaal, alledaags gesprek. Maak een gezellig praatje en vraag hoe het met de ander gaat, in plaats van meteen ter zake te komen. Zo verloopt het gesprek op een natuurlijke manier en bouw je een goede relatie op met de persoon aan de andere kant van de lijn.

Spreek duidelijk

Zorg ervoor dat je langzaam en duidelijk spreekt tijdens het telefoongesprek, zodat je altijd goed verstaanbaar bent. Het is belangrijk om zo nauwkeurig mogelijk te formuleren, vooral als je een vraag stelt of een referentienummer doorgeeft. Een glimlach op je gezicht en een regelmatige ademhaling kunnen helpen om een goede spreekstem te behouden tijdens het gesprek. Als je de neiging hebt om snel of onduidelijk te praten, kan het helpen om voor de spiegel of met een vriend te oefenen om te voorkomen dat je gaat raaskallen.
Verbeter je telefoon-skills en concentreer je op een gesprek zonder je te laten storen. Zorg voor een goede geluidskwaliteit en gebruik een hoogwaardige telefoonheadset om beter te bellen.

Breng structuur aan in je gesprek

Hoewel het belangrijk is om meegaand en beleefd te zijn aan de telefoon, moet je je gesprek niet te ver van het onderwerp af laten drijven. Tijdens een gesprek kun je gemakkelijk afgeleid raken en uit het oog verliezen waarom je belt. Hierdoor kan kostbare tijd verloren gaan en kan de persoon met wie je spreekt zich verloren voelen of geïrriteerd raken.
Denk voordat je het nummer intoetst al na over het doel van het gesprek. Wat moet je uit het gesprek halen en hoe ga je dat doen? Sommige bedrijven, vooral telemarketeers, hebben hiervoor leidraden opgesteld. Zo niet, stel er dan zelf een samen door op te schrijven wat je tijdens het gesprek moet zeggen. Maak een flowchart van hoe je het gesprek wil laten verlopen en gebruik dit als geheugensteuntje tijdens het bellen.
Vermeld vervolgstappen en vraag om goedkeuring
Vat aan het einde van uw gesprek samen wat er is gezegd en verduidelijk welke eventuele vervolgstappen worden genomen. Zo weten alle partijen wat er gaat gebeuren. Het is slim om alle actiepunten te noteren terwijl ze tijdens het gesprek worden opgesomd, zodat je ze later gemakkelijk kunt terugvinden.
Nu je weet hoe je professioneel telefoneert met deze tips, kun je ze inzetten bij je volgende gesprek! En vergeet niet om je gesprekspartners duidelijk om bevestiging te vragen. Bedank ze voor hun tijd en neem afscheid.