5 manieren om een archiefsysteem voor op kantoor of thuis te maken

 
Het vinden van een opbergoplossing voor je kantoor die je belangrijkste documenten en bestanden efficiënt organiseert, zodat je ze gemakkelijk kunt terugvinden, is een essentieel aspect van een goed functionerend kantoor. Of je nu wilt weten hoe je een archiefsysteem voor een kantoor maakt of hoe je thuis een archiefsysteem opzet, wij kunnen je helpen! Orden je archiefsysteem thuis of de honderden dossiers in je kantoor door ervoor te zorgen dat je archiefkasten een ordelijk en gestructureerd geheel vormen.

Hier bij Viking weten we hoe belangrijk het is om je kantoor op orde te houden, hoe groot of klein deze ook is. Daarom hebben we deze instructies samengesteld waarin we laten zien hoe je een archiefsysteem maakt.

1. Vind de juiste archiefkast voor jouw behoeften

Er zijn veel manieren waarop je mappen en belangrijke documenten kunt opslaan en de eerste stap is uitzoeken welke het beste voor jou werkt. Daarbij moet je rekening houden met de beschikbare ruimte en het aantal verschillende mappen dat je archiveert. Als je dit eenmaal hebt uitgezocht, kun je een archiefkast vinden die past bij je behoeften wat betreft ruimte, esthetiek van het kantoor en het soort mappen.

Archiefkasten zijn er in allerlei soorten en maten, maar ook in verschillende materialen en kleuren. Als je een archiefkast zoekt voor een thuiskantoor, wil je misschien iets dat past bij de bestaande inrichting van de kamer, bijvoorbeeld een houten archiefkast. Voor een kantoor in een bedrijf zijn grootte en veiligheid misschien belangrijker, dus zoek je bijvoorbeeld iets met vier of meer afsluitbare lades.

2. Verdeel je documenten over verschillende mappen

Zodra je de archiefkast hebt gekocht die je gaat gebruiken voor je kantoor- of thuisarchiveringssysteem, is het tijd om aan de slag te gaan met het indelen van de mappen die je in de archiefkast gaat zetten. Overweeg bijvoorbeeld om je documenten in verschillende stapels te verdelen:

• To-do: Als je documenten hebt die nog actie vereisen voordat je ze weggooit of archiveert, is dit de stapel waar ze thuishoren. Denk bijvoorbeeld aan een onbetaalde factuur of een onkostendeclaratie. Zorg ervoor dat deze apart blijven en niet terechtkomen bij documenten die weggegooid of gearchiveerd moeten worden.
• Archiveren: Een van de belangrijkste functies van je archiefsysteem is om documenten veilig op te bergen en ze gemakkelijk terug te kunnen vinden, mocht je ze nodig hebben als naslagwerk. Het kan zijn dat deze stapel een van de grootste wordt en nog verder gesorteerd moet worden – daar komen we in stap drie op terug.
• Recycle: Alles wat je niet meer nodig hebt en wat geen gevoelige informatie bevat, kan direct op de stapel voor recyclen. Dit helpt bij het opruimen en zorgt er tegelijkertijd voor dat je je steentje bijdraagt aan duurzaamheid.
• Versnipperen: Een papierversnipperaar  is een geweldige manier om je van mogelijk gevoelige documenten te ontdoen. Als je de informatie niet meer nodig hebt en het bevat gevoelige informatie, versnipper het dan. En als hij vastloopt? Lees dan onze uitleg over het losmaken van papier uit een versnipperaar .

3. Vind de meest efficiënte en beste manier om je documenten te ordenen

Om te bepalen hoe je een archiefsysteem maakt voor de meest efficiënte en effectieve resultaten, zijn mappen en etiketten je beste vrienden. Elk archiefsysteem zal er compleet anders uitzien, afhankelijk van het aantal verschillende documenten dat je moet archiveren, dus er is geen goede of foute manier. Er zijn een paar tips die je kunt volgen zodat je tevreden zult zijn met het resultaat:

• Gebruik gekleurde mappen om je documenten te categoriseren. Dit is een van de eenvoudigste manieren om orde aan te brengen op je werkplek. Gebruik bijvoorbeeld een blauwe map voor belangrijke memo’s en een rode voor facturen. Deze visuele methode zorgt ervoor dat belangrijk papierwerk op orde blijft en gemakkelijk terug te vinden is.
• Zorg ervoor dat je etiketten duidelijk en gemakkelijk te lezen zijn, zodat je snel door je archiefsysteem kunt navigeren.

4. Houd je huishoudelijk archief gescheiden

Als je een archiefsysteem maakt in een thuiskantoor, zorg er dan voor dat persoonlijke documenten goed gescheiden blijven van zakelijke documenten. Het is een goed idee om een persoonlijk archief bij te houden voor zaken als geboortebewijzen, verzekeringspapieren, bonnetjes en garantiebewijzen etc., maar zorg ervoor dat deze duidelijk gescheiden zijn van werkdocumenten. Er is niks vervelender dan op zoek te moeten naar een belangrijke belastingaangifte en eerst door de dierbare kunstwerken te moeten spitten die je vijfjarige ooit voor je tekende!

5. Ruim je archiveringssysteem thuis of op kantoor regelmatig op

Als je eenmaal de tijd hebt genomen om een archiefsysteem op te zetten, trap dan niet in de valkuil te denken dat je taak volbracht is! Je archiveringssysteem bijhouden is van vitaal belang, anders loop je het risico dat het een rommeltje wordt en contraproductief werkt. Volg deze tips om je archiveringssysteem up-to-date te houden:

• Regelmatig archiveren: Laat geen stapels papierwerk achter op je ‘to-do’ stapel. Zorg ervoor dat je regelmatig dingen archiveert.
• Word niet lui: Hoe verleidelijk het ook lijkt, gooi geen papierwerk in je archiefkast zonder je eigen systeem te volgen. Anders is al je harde werk voor niets geweest.
• Wees meedogenloos: Als je denkt dat je een document niet meer nodig hebt, gooi het dan gewoon weg. Je archiveringssysteem kan snel verstopt raken door items die geen nut hebben.

Of het nu gaat om een archiveringssysteem voor thuis of voor een kantoor, de beste manier om documenten te archiveren kan per persoon verschillen. Door een paar van deze tips te volgen, kun je een systeem implementeren dat voor jou werkt. En de belangrijkste volgende stap is om het dan bij te houden. Veel succes met het archiveren!