Viking Blog

Wat te doen met je out of office reply?

Wat te doen met je out of office reply?

Hebben we de out of office reply eigenlijk nog wel nodig? In een tijd waarin praktisch iedereen continu connected is, lijkt een geautomatiseerd afwezigheidsbericht een beetje overbodig. Lezen we dan echt geen mails tijdens onze vakantie?

Altijd online

Steeds meer mensen geven aan hun mail tijdens de vakantie gewoon te lezen. De minder belangrijke zaken blijven weliswaar liggen, maar bij spoed wordt gewoon gereageerd. Eigenlijk heb je dan geen uitgebreid automatisch antwoord bij afwezigheid nodig. Een antwoordbericht dat je minder snel reageert dan gebruikelijk, blijft natuurlijk wel handig.

Wanneer je echt offline gaat, is het slim dat mee te delen. In dat geval is een goede out of office zo gek nog niet. Maar wat zet je erin? Maak je er een basic, informatief bericht van? Of ga je voor een grappige variant? En is dat laatste wel een goed idee?

Funny versies

Op internet kom je de meest ‘hilarische’ varianten op het standaard afwezigheidsbericht tegen. Nadeel is dat je mensen kunt afschrikken of zelfs voor het hoofd stoten. Je streven om grappig en onderhoudend te zijn, brengt in dat geval vooral nadelen met zich mee. Denk aan niet zo geslaagde voorbeelden als:

  • Ik ben tot xxx afwezig om mijn hart en hersenen te laten verwijderen, zodat ik een managementfunctie kan vervullen bij mijn terugkeer.
  • Uw mails worden automatisch gedelete in volgorde van onbelangrijkheid.
  • Ik ben op vakantie en te dronken om te antwoorden, dus succes gewenst bij mijn collega’s.

Ai, of je daar nu goed mee voor de dag komt? Is er geen middenweg te vinden? Een afwezigheidsberichtje dat grappig is, maar niet gelijk over de top?

  • Ik lig op het strand tot xxx. Okay, niet non-stop, maar wel vaak. Aangezien ik minder goed bereikbaar ben, raad ik aan contact op te nemen met mijn collega xxx.
  • Ik ben op vakantie en onbereikbaar tot xxx. Goed, bijna niemand is echt onbereikbaar. Mocht het niet kunnen wachten, stuur mij een bericht via hetkanechtnietwachten@xxx.nl. In dat geval neem ik zo snel mogelijk contact op.

Als zelfstandig ondernemer is een duidelijke out of office reply best belangrijk, vooral wanneer je werk niet over te dragen is. Wat je wil uitdragen is aan jezelf. En ben je wel of niet bereikbaar?

  • Ik ben op vakantie, maar voor belangrijke zaken maak ik tijd. Heb je urgente vragen, bel mij dan op xxx.
  • Helaas ben ik offline tot xxx, maar ik beloof hierna direct contact op te nemen.

Er is niet altijd iets mis met een originele out of office, maar wees je ervan bewust dat het een dunne scheidslijn is tussen grappig of gewoon klantonvriendelijk. Met een standaard afwezigheidsbericht zit je in ieder geval altijd goed:

  • Beste lezer, ik ben op vakantie en afwezig van xxx tot xxx. Neem bij urgente zaken graag contact op met xxx. Ik lees mijn mail wel/niet gedurende mijn vakantie en ben wel/niet mobiel bereikbaar via: xxx. Fijne dag!

Tags:, , ,
Steeds meer mensen geven aan hun mail tijdens de vakantie gewoon te lezen.
Share on FacebookTweet about this on TwitterPin on PinterestShare on LinkedIn