Viking Blog

Office Hacks: e-mails

Office Hacks: e-mails

Het lijkt misschien dat e-mails ons kantoorleven gemakkelijker hebben gemaakt, maar het grote aantal mails dat we ontvangen, kan ook zeer veel stress opleveren. Het is belangrijk met deze stress om te leren gaan voor een effectiever kantoorleven. Lees hier onze 9 office hacks tips om het organiseren van je e-mails makkelijker te maken.

Schakel onnodige notificaties uit

Eén van de meest frustrerende dingen van een volle inbox is dat je niet weet hoeveel werk er nog te doen valt. De eerste stap tot een stressvrij kantoorleven is het vinden van de belangrijke, nuttige en dringende e-mails in je inbox.

Schrijf je uit van nieuwsbrieven die je toch nooit leest. Schakel social media e-mailnotificaties uit – je kunt deze op Twitter zelf bekijken en het is dus niet nodig deze ook nog via e-mail te ontvangen.

Filter je e-mails

Niet alles wat je in je inbox ontvangt, hoef je hier daadwerkelijk te ontvangen. Zowel in Gmail als Outlook kan je je e-mails filteren. E-mails komen dan in subfolders terecht, die gelezen kunnen worden wanneer hier tijd voor is.

Wanneer kunnen we deze filters het beste gebruiken? Hier zijn een aantal voorbeelden waar je mee kunt beginnen:

  • Nieuwsbrieven die je daadwerkelijk leest wanneer je hier de tijd voor hebt
  • Belangrijke maar niet-dringende notificaties
  • E-mails bedoeld voor het hele bedrijf
  • Informatie, zoals regelmatige updates van collega’s, waar jij geen actie op hoeft te ondernemen
  • Geen werkgerelateerde e-mails van een vriend of vriendin

Pak eerst de kleine dingen aan

Hoewel er mensen zijn die je aanraden je e-mail het eerste uur van de dag te negeren, zal je een gevoel van voltooiing hebben wanneer je de ‘kleine’ e-mails eerst beantwoordt, waardoor je in het ritme komt. Daarbij komt ook dat als je met klanten werkt, je deze natuurlijk niet zomaar kan negeren!
Begin met het beantwoorden van de makkelijke vragen en verwijder daarbij alles waar je geen actie op hoeft te ondernemen uit je inbox. Wanneer je later op de dag tijd hebt, kan je aan de grotere opdrachten beginnen.

Ruim je inbox op

Het is lastig om een e-mail te vinden in een overvolle inbox. Verspil je tijd niet, dus probeer zo efficiënt mogelijk te werk te gaan door je e-mails zo snel mogelijk uit je inbox naar je subfolders te verplaatsen. Hierdoor zal je gemakkelijker de urgente e-mails kunnen vinden.

Deze ‘lege-inbox-methode’ zorgt ervoor dat je je rustiger voelt, wat weer een positief effect op de productiviteit heeft.

Brievenbus

Automatiseer

Hoe vaak per dag betrap je jezelf erop de woorden “ik kijk uit naar uw reactie…” of “jouw beurt om koffie te halen!” te typen? Misschien komt het laatste alleen voor bij ons op kantoor, maar deze e-mails nemen kostbare tijd in beslag.

Automatiseer de zinnen die je het meest gebruikt met de ‘auto text tool’. In Outlook doe je dit door ‘AutoText’ aan je e-mail toolbar toe te voegen.

Vermijd domme foutjes

Als je je taken te snel probeert te voltooiien kan dit nog weleens wat fouten veroorzaken die weer meer tijd vergen om te corrigeren!

Wanneer je een e-mail schrijft, wacht dan met het toevoegen van het e-mailadres totdat je klaar bent met het schrijven van de e-mail. Hiermee voorkom je dat je de e-mail te vroeg verzendt, waardoor je hem opnieuw moet schrijven.

Voorkom onnodige afleidingen

Misschien heb je je telefoon gesynchroniseerd met je werk-e-mail, maar is dit echt nodig? Zo niet, verwijder dan de app van je telefoon. Hierdoor kan je ook echt genieten van je vrije tijd en de volgende ochtend meer gefocust aan het werk gaan.

Als het nodig is voor je werk, zorg er dan tenminste voor dat de notificaties tijdens je werkdag uitgeschakeld zijn op je telefoon zodat er geen onnodige afleidingen zijn.

Maak kleurcodes

Als je erg veel e-mails ontvangt op een dag, dan kan je op een gegeven moment geen wijs meer uit al de rode vlaggen.
Hier kunnen kleurcodes goed van pas komen! Zo kan je de dringende van de niet zo belangrijke e-mails onderscheiden en bijvoorbeeld ook agenda-afspraken automatisch kleuren.

Vermijd onnodig extra werk

We maken ons allemaal schuldig aan het versturen van e-mails in plaats van een telefoontje te plegen. Waarom neem je niet even een koffiepauze met een collega om een idee te bespreken?

Koffie op kantoor

Hoe organiseer jij je e-mails? Laat het ons weten via Twitter @VikingNederland!

Kantoor Hacks E-mails De ‘lege-inbox-methode’ zorgt ervoor dat je je rustiger voelt, wat weer een positief effect op de productiviteit heeft.
Share on FacebookTweet about this on TwitterPin on PinterestShare on LinkedIn