Viking Blog

Bespaar tijd met effectief e-mail management

Bespaar tijd met effectief e-mail management

shutterstock_654188995

Als jij een kantoorbaan hebt of als entrepreneur door het leven gaat, is de kans groot dat je een groot gedeelte van de dag e-mails beantwoord. Onderzoek van Harvard heeft aangetoond dat een werkende volwassenen een kwart van hun dag besteden aan e-mails. Dat is ruim 2.5 uur per dag en die tijd kan natuurlijk veel beter besteed worden aan de kernactiviteiten van je baan.

Er zijn verschillende manieren waarop mensen proberen om te gaan met de eindeloze toevloed aan e-mails. Zo heb je de inbox-zero fanatiekelingen, die elke e-mail keurig categoriseren of deleten, en de chaoten, die honderden onbeantwoorde reclame emails in hun inbox hebben.

Maar wat zegt de wetenschap? Hoe kun je het beste met emails omgaan? Het simpele antwoord: lees je e-mails minder vaak.

Het lange antwoord leggen wij graag hieronder uit.

1.     Gebruik een systeem

Deze had je misschien al zien aankomen, maar een chaotische inbox vol ongelezen e-mails is niet het meest efficiënt  gebruik van de dag. Maak gebruik van een simpel systeem, waardoor je inbox alleen uit e-mails bestaat die je nog moet behandelen. Onderzoek heeft namelijk aangetoond dat mensen oude e-mails in de inbox blijven herlezen, wat natuurlijk veel tijd kost. Zorg dus dat je gelezen e-mails archiveert en verwijdert, zodat je inbox overzichtelijk en kort blijf.

Tijdwinst? Deze tip spaart je gemiddeld 27 minuten per dag.

2.     Zet een timer

E-mails zijn een van de grootste afleidingen tijdens een werkdag en onderzoek heeft aangetoond dat de gemiddelde persoon elke 30 minuten zijn e-mail checkt. Herkenbaar? Denk er dan eens aan om een timer te gebruiken om je werkdag in de delen. Zo kun je bijvoorbeeld inplannen om 2 keer per dag je e-mail te checken en de rest van de tijd een timer te zetten om ongestoord aan je werkzaamheden te voltooien. Pro tip! Vergeet ook niet om af en toe niet op je monitor te staren. Als je hier moeite mee hebt, kun je ook voor pauzes een timer gebruiken.

Tijdwinst? Deze tip spaart je gemiddeld 21 minuten per dag.

shutterstock_302793251

3.     Schrijf je uit van nieuwsbrieven

Goed, de nieuwe regels rond gegevensbescherming (GDPR) hebben ons e-mailleven een stuk reclamevrijer gemaakt, maar nog steeds zit de gemiddelde inbox vol met onbelangrijke nieuwsbrieven en persberichten. En de meeste mensen deleten deze e-mails zonder zich uit te schrijven, waardoor de vicieuze cirkel van onbelangrijke e-mails voor altijd door blijft gaan. De tip hier is simpel. Schrijf je uit van nieuwsbrieven of persbureaus, waarvan je de berichten niet waardevol vindt.

Tijdwinst? Deze tip spaart je gemiddeld 8 minuten per dag.

4.     Gebruik de zoekfunctie

Oké, we zeiden in tip 1 dat je, je e-mails moest archiveren, maar verhef dit alsjeblieft niet tot kunst. Het kost namelijk meer tijd om een e-mail te vinden in de juiste categorie dan gewoon de zoekfunctie te gebruiken. Geloof je ons niet? Onderzoek heeft aangetoond dat emails in een categorie vinden 9% langzamer is dan de e-mail met relevante termen te zoeken en 50% langzamer dan de e-mail met e-mailadressen. te zoeken. Houd het archiveren dus simpel en zoek een e-mail terug door de zoekfunctie te gebruiken.

Tijdwinst? Deze tip spaart gemiddeld 14 minuten per dag.

5.     Kijk geen emails tijdens het weekend

We hebben de laatste tip tot het laatst bewaard. De tips hierboven zullen je een aantal minuten per dag besparen (70 minuten om precies te zijn). Maar deze tip bespaart je een eventuele burn-out! Zorg dat je werk-prive balans in orde blijft door je werk e-mails uit te zetten in het weekend. Geloof ons, die tijd kun je beter besteden aan familie, vrienden en hobby’s. Zo kun je op maandagochtend weer fris beginnen aan een nieuwe werkweek.

Tijdwinst? Deze tip bespaart je kostbare vrije tijd en een heleboel stressklachten.

Hoe manage jij je inbox? Laat het ons weten op Facebook of Twitter.

 

shutterstock_654188995
Share on FacebookTweet about this on TwitterPin on PinterestShare on LinkedIn